Como organizar vagas de vários clientes sem planilha e sem grupo de WhatsApp

Quem trabalha em consultoria de recrutamento conhece o cenário: dez vagas abertas, seis clientes, uma planilha por cliente, candidatos espalhados entre email, LinkedIn e WhatsApp, e um gestor perguntando "como está a vaga?" justo quando você não sabe responder de cabeça.

O problema raramente é falta de esforço. É falta de um lugar único onde cada vaga tenha começo, meio e fim visíveis. Este artigo mostra como montar essa organização.

Separe o que é do cliente, da vaga e do candidato

Muita confusão vem de misturar três coisas diferentes na mesma planilha:

• Cliente: a empresa que contratou o serviço, seus gestores e as condições combinadas (prazo, garantia, forma de envio dos candidatos).
• Vaga: o cargo, os requisitos, o prazo e o funil daquela posição.
• Candidato: a pessoa, com currículo e histórico. Ela pode participar de várias vagas e de vários clientes ao longo do tempo.

Quando o candidato existe uma vez só, no seu banco de talentos, você reaproveita o trabalho de hunting em vagas futuras em vez de recomeçar do zero.

Use o mesmo funil em todas as vagas

Defina etapas iguais para todas as vagas, por exemplo:

1. Triagem
2. Entrevista com a consultoria
3. Enviado ao cliente
4. Entrevista com o cliente
5. Proposta
6. Contratado

Etapas iguais permitem comparar vagas, saber onde os processos travam e responder ao cliente em uma frase: "temos três candidatos enviados e dois em entrevista com vocês".

Um quadro em kanban, com uma coluna por etapa, deixa isso visível sem relatório nenhum.

Combine com o cliente como os candidatos serão enviados

Boa parte do retrabalho acontece na entrega ao cliente: currículos em formatos diferentes, informações faltando, dados de contato do candidato expostos antes da hora. Combine no início:

• Formato: currículo padronizado com a marca da consultoria. Muitas consultorias usam o CV oculto, sem contato do candidato, para proteger o próprio trabalho.
• Canal: um portal onde o cliente vê os candidatos e deixa o retorno funciona melhor do que email com anexos.
• Prazo de retorno: quantos dias o cliente tem para responder antes de você seguir com outros candidatos.

Registre tudo no candidato, não na sua memória

Comentários de entrevista, pretensão salarial, motivo de saída, retorno do cliente: tudo isso deve ficar no histórico do candidato. Quando outra pessoa da equipe assume a vaga, ou quando o mesmo candidato aparece para outro cliente meses depois, a informação está lá.

Revise o funil uma vez por semana

Reserve meia hora por semana para olhar todas as vagas abertas e responder:

• Qual vaga está parada há mais tempo na mesma etapa?
• Qual cliente está devendo retorno?
• Qual vaga precisa de mais candidatos na triagem?

Essa revisão evita a surpresa de descobrir, no fim do prazo, que uma vaga não andou.

Quando a planilha deixa de dar conta

Planilha funciona com poucas vagas e uma pessoa. Os sinais de que ela chegou ao limite são conhecidos: duas versões do mesmo arquivo, candidatos duplicados, dificuldade para saber quem falou com quem e retorno ao cliente montado à mão.

Nesse ponto, um ATS feito para consultorias resolve a maior parte do problema. No N-Recruit, cada cliente tem suas vagas e gestores, o funil é um kanban por vaga, o cliente acompanha os candidatos por um portal e o CV oculto sai com a marca da consultoria. Os planos começam em R$ 49,90 por mês, com 30 dias grátis.

Perguntas frequentes

Preciso de um sistema diferente para cada cliente?

Não. O ideal é um único sistema com os clientes separados dentro dele, para você ver tudo em um lugar e o cliente ver só o que é dele.

Como mostro o andamento ao cliente sem expor dados dos candidatos?

Use um portal do cliente com acesso apenas às vagas dele e envie os currículos em formato oculto, sem dados de contato, até a etapa combinada.

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